Masz problem z dostarczeniem zadania na określony termin i wiecznie coś ci wyskakuje, a przecież zapowiadało się tak pięknie? Znowu nie zdążysz, chociaż zaplanowałeś swoją pracę idealnie? Cóż, mamy dla ciebie trzy informacje. Po pierwsze, niestety nie był to idealny plan. Po drugie, nie jesteś sam, bo organizacja pracy wciąż jest jedną z pięt achillesowych wielu ludzi, szczególnie początkujących freelancerów. I po trzecie: poniżej znajdziesz pięć bezkonkurencyjnych zasad, dzięki którym już zawsze będziesz realizować zadania na czas.
Jak realizować zadania na czas i nie spóźniać się z deadlinem
Nie będzie dla ciebie zaskoczeniem, że punktem wyjścia jest dobra organizacja swojej pracy. Niestety wpisanie projektu do kalendarza to za mało. Zawsze należy dostosować swoją pracę do wszelkich okoliczności pobocznych, jak opieka nad dziećmi, home office, remont, inne zobowiązania czy przedsięwzięcia, także rozwojowe, jak np. kurs prawa jazdy, nauka języków obcych czy kształtowanie nowych nawyków. Krótko mówiąc, planując pracę nad danym projektem, weź pod uwagę…życie.
Częstym błędem zleceniobiorców jest deklarowanie nierealnych terminów dostawy, bez przemyślenia czy konsultacji z bliskimi, co w niektórych sytuacjach powinno mieć miejsce. Chyba, że na czas realizacji projektu wyjeżdżasz na bezludną wyspę z pełnym cateringiem, na pobyt opłacony z góry. Jeśli jesteś tym jednym na milion szczęściarzem, nie musisz czytać dalej 🙂 Jeżeli jednak pracujesz z domu lub z biura, a po pracy masz jeszcze inne obowiązki i sprawy, których nie można pominąć, zatrzymać czy oddelegować, zostań z nami. Poznasz 5 kluczowych kroków, które pomogą ci realizować zadania na czas.
#1 Daj sobie czas na określenie rozsądnego terminu dostarczenia zlecenia
Obiecasz komuś pomoc? Umawiasz się na dostarczenie projektu? Zanim rzucisz orientacyjne trzy dni czy dwa tygodnie, weź głęboki oddech i zajrzyj do kalendarza. Sprawdź, czy po drodze nie masz wizyty u lekarza, ważnych spraw rodzinnych lub innych zobowiązań. Podaj przybliżoną datę realizacji zlecenia i obiecaj potwierdzić w ciągu kilku godzin lub jednego dnia. Przemyśl skalę zlecenia i ilość zaangażowania, które musisz w nie włożyć. Ostatecznie sprawdź, czy podjęcie się tego, nie koliduje z innymi planami i w ten sposób wyklaruje ci się ilość godzin i dni, które możesz poświęcić na dany projekt.
Piszemy o tym, ponieważ brak rozeznania we własnych planach, zbyt pochopne ocenianie skali zlecenia i tym samym deklarowanie zbyt krótkich terminów, to najczęstszy powód zawalania pracy i deadlinów. Być może teraz dołączysz do osób które już nie popełnią tego błędu i zawsze będą realizować zadania na czas.
#2 Podziel projekt na etapy i ustal harmonogram pracy
Określiłeś już deadline, więc nie ma odwrotu. Ktoś ci zaufał, a ty chcesz wykonać swoją pracę jak najlepiej i o czasie. Dlatego przemyśl kolejność prac i koniecznie rozłóż je na drobniejsze czynniki, po 2-3 najważniejsze etapy przypadające na jeden dzień pracy. Oczywiście, jeśli pozwoli ci czas i chęci możesz posunąć projekt dalej, ale te 2-3 zadania potraktuj jako najważniejsze, bez których świat się zawali. Nadaj im wyjątkowej wartości. Zauważ, jak bardzo przybliżą cię do celu! Dzięki temu doskonale wiesz co musisz zrobić każdego dnia, a co możesz przesunąć. Dodatkowo motywuje cię regularny postęp pracy. Tak trzymaj!
#3 Zaplanuj bufory czasowe
Nie da się realizować zadań na czas, jeśli są one zaplanowane co do minuty. Życie przynosi różne sytuacje losowe: zepsute auto, ból głowy, awaria prądu, nauka zdalna dzieci, przy której potrzebna jest twoja pomoc i wiele innych. Dlatego do każdego etapu pracy dodaj bufor czasowy. W zależności od rodzaju zadania może to być godzina, 15 minut lub cały dzień. Wyobraź sobie, że naprawiasz zabytkowe rowery. Zbadałeś przedmiot sprawy i okazuje się, że pacjent potrzebuje mieć zamówione części z drugiego końca Polski czy nawet Europy. Masz wpływ na szybkość złożonego zamówienia, ale nie jesteś w stanie określić w 100% kiedy części dotrą, to już nie zależy od ciebie. Dlatego najlepiej dla każdej drobnej czynności, jak research czy pisanie maili, warto dodać 15 minut rezerwy, do jednego dnia pracy dorzuć godzinę na nieprzewidziane przerwy, a do całego projektu co najmniej jeden dzień.
#4 Zastanów się nad oddelegowaniem części pracy
Oczywiście, czasami podejmujemy się kolejnego projektu pomimo wielu innych spraw, a klient nie będzie czekał pół roku, aż wszystko sobie poukładasz. Druga strona również oczekuje rozsądnego terminu. Poza tym, jeśli w ten sposób zarabiasz na życie, pewne zadania należy ze sobą łączyć zamiast odmawiać klientom. Jeżeli czujesz, że grafik pęka w szwach, więc ryzyko niedotrzymania deadlinu jest prawdopodobne, zdecyduj się na outsourcing. Już na etapie harmonogramu pracy wyodrębnij te zadania, które można oddelegować. Korekta tekstu, zrobienie zdjęć, logistyka przesyłki, opracowanie umowy itd. W zależności od rodzaju projektu i jego kosztorysu. Nawet jeśli jesteś ekspertem pozwól sobie na wsparcie. Lepiej sprawdzić się, jako rzetelny i terminowy fachowiec, nawet jeśli korzystasz z podwykonawców, niż perfekcyjna zosia-samosia, która jednak wiecznie się spóźnia.
#5 Zachowaj priorytety i dyscyplinę pracy
Zadbaj o właściwą przestrzeń do pracy. Jeżeli wykonujesz zadania zawodowe z domu, koniecznie urządź sobie domowe biuro, w którym nikt nie będzie ci przeszkadzał. Uprzedź domowników o godzinach swojej pracy. Własny kącik z biurkiem, komputerem lub przestrzeń warsztatowa pozwoli ci w skupieniu realizować swój plan.
Nie pozwól, aby praca trwale ingerowała w twój wolny czas, życie osobiste i zdrowie. Za którymś osobistym wyrzeczeniem z kolei, pojawi się złość na podjętą współpracę, spadek motywacji. Zamiast satysfakcji z własnej pracy ryzykujesz depresją, wypaleniem zawodowym, a co za tym idzie niską efektywnością i jakością swoich projektów. Dlatego pamiętaj o wypoczynku, rozsądnym planowaniu i rozwoju osobistym. Balans miedzy karierą, a życiem prywatnym jest niezbędny, nie tylko aby realizować zadania na czas, ale także czerpać satysfakcję z własnych osiągnięć.
Powodzenia!
